Wat te overwegen bij het beheren van inzendingen voor uw filmfestival

Filmfestivals bieden een publiek dat de meeste onafhankelijke filmmakers nog nooit hebben gezien, en dat door de winnaars van de ene dag op de andere wordt geprofileerd. Zelfs als een inzending niet wint, kan een goede vertoning maandenlang de belangstelling voor een speelfilm, korte film of ander project aanwakkeren.

Maar filmfestivals zijn ook hard werken voor filmmakers. Inzenden naar meerdere evenementen is een emotionele, uitputtende, en kostbaar ervaring die vaak tot teleurstelling leidt: Volgens NoFilmSchoolSlechts 60 van de ongeveer 9.000 films die vorig jaar bij het Sundance Film Festival werden ingediend, werden geaccepteerd. Dat is een aanvaardingspercentage van slechts 0,6 procent.

Andere filmfestivals ontvangen een nog groter aantal inzendingen: De Austin Film Festivalontving er bijvoorbeeld meer dan 13.000 in 2020. Hoewel kleinere festivals er lang niet zo veel ontvangen, kan het aantal inzendingen nog steeds aanzienlijk zijn, vooral voor kleinere teams met krappere budgetten.

Dat betekent dat content ingestion - het proces van het overbrengen van materiaal naar een beheersysteem - een hoop werk met zich meebrengt voor verkeerscoördinatoren die belast zijn met het beheer van al die content. Het verzamelen en opslaan van inzendingen voor filmfestivals vereist snelheid, efficiëntie, organisatie en een soort archiefsysteem (voor toekomstige producties, retrospectieven, licentieovereenkomsten, enzovoort).

Hier zijn enkele beste praktijken en overwegingen die coördinatoren in gedachten moeten houden om een vlotte start van het festival te verzekeren.

Waar moet je op letten als je je film indient bij een festival?

1. Probeer flexibel te zijn
2. Beslis over digitale vs. fysieke inzendingen
3. Overweeg uw kosten voor bestandsoverdracht
4. Houd rekening met gebruiksgemak en andere beperkingen
5. Houd uw bestandsoverdrachtservice verbonden met de cloud

Foto door Zhifei Zhou op Unsplash

1. Probeer flexibel te zijn (vooral na Covid).

Sommige filmfestivals hebben verschillende regels en voorschriften versoepeld als reactie op wat een behoorlijk uitdagend jaar voor filmmakers is geweest. Tribecabijvoorbeeld, versoepeld haar indieningsrichtlijnen voor projecten die online in première zijn gegaan. En Sundance uitgebreid zijn indieningstermijnen om rekening te houden met filmopnames en andere verstoringen in het afgelopen jaar.

Om het filmmakers nog gemakkelijker te maken om materiaal in te zenden, staan sommige festivals ook toe dat materiaal wordt ingezonden via links van videohostingsites zoals Vimeo of YouTube. Vergeet niet om indieners te laten weten dat ze wachtwoordbeveiliging hun video (zodat hij niet voor vertoning op het publieke internet staat) en pas de privacy-instellingen aan om insluiten mogelijk te maken.

2. Beslis over digitale vs. fysieke inzendingen

Foto door Smart op Unsplash

De manier waarop festivals inhoud ontvangen is de afgelopen jaren aanzienlijk veranderd. Kijk maar eens naar de functie-eisen van een coördinator drukwerkverkeer uit 2015, waaronder het toezicht op de "verzending en ontvangst van alle films en video's, inclusief herkomst, vervoerder (en) volgnummer", "tijdige levering aan en ophalen bij festivallocaties" en samenwerking "met verzendbedrijven om films te importeren en exporteren".

Er is duidelijk veel veranderd sinds die tijd, toen fysieke inzendingen veel gebruikelijker waren. Terwijl veel grote festivals, zoals Cannesaccepteren nog steeds fysieke screeners op DVD, BETA, Blu-Ray, en HDCam, maar een groeiend aantal doet dat niet (waaronder Sundance en TIFF).

Het afhandelen en beheren van fysieke inzendingen kost altijd veel meer tijd (zowel voor u als voor de aanvrager) dan digitale uploads via een cloud-oplossing.

Dit alles wil zeggen: Er zijn geen regels bij het opstellen van inzendingsrichtlijnen voor uw filmfestival, maar wees realistisch. U kunt fysieke media accepteren voor een kleine toename in inzendingen, maar het zal veel meer werk opleveren voor u en uw team. Digitale inzendingen zijn sneller en kostenefficiënter voor iedereen.

3. Overweeg de kosten van uw bestandsoverdracht

Als technologisch geavanceerd filmfestival moet je digitale inzendingen kunnen accepteren, maar welke weg moet je bewandelen?

ENTERPRISE

Enterprise oplossingen voor bestandsoverdracht zoals Aspera kan kostbaar (meer dan $13k per jaar voor het populairste jaarplan of $1,24/GB voor een pay-as-you-go-plan) en tijdrovend om op te zetten en te beheren, vooral voor kleinere of middelgrote ondernemingen met beperkte IT-middelen.

ABONNEMENT

Veel oplossingen voor de overdracht van grote bestanden vereisen een abonnement van ten minste enkele maanden tot een jaar, wat overkill kan zijn voor een eenmalig festival. Diensten zoals Dropbox brengen waarde, maar ook harde grenzen aan opslagruimte, de bestandsgrootte en het aantal gebruikers per account (Dropbox Business staat slechts tot drie gebruikers per account). Dat kan het behandelen van honderden of duizenden externe inzendingen lastig maken - vooral wanneer je het upload- en downloadproces niet kunt automatiseren.

FILMFREEWAY

Een aantal grote festivals gebruiken FilmFreewayFilmFreeway, een platform voor het beheer van indieningen voor filmfestivals, om hun inhoud in te dienen en andere taken uit te voeren. Het is een goede optie voor belangrijke festivals die grote speelfilms ontvangen (FilmFreeway rekent niet per GB), of festivals die geen toegangsprijzen vragen (voor de laatste is het gratis).

Andere kleine en middelgrote festivals kunnen echter moeite hebben om de kosten van het op commissie gebaseerde prijsmodel van FilmFreeway te dragen, die kosten zes procent als een standaard tarief op alle entreegelden of vier procent indien gebruikt als het exclusieve instrument voor inzending. Als u alle opbrengsten van inschrijfgelden nodig heeft om andere festivaldiensten te betalen, dan moet u uw inschrijfprijs verhogen om FilmFreeway's commissie tegemoet te komen.

Voor de context, MASV kosten een platte PAYG tarief van $0.25/GB (wat de kosten drastisch kan verlagen voor festivals met honderden of zelfs een paar duizend inzendingen) samen met een nog lagere kostprijs per GB via volume data aangepaste plannen.

Het is ook vermeldenswaard dat FilmFreeway ook vereist dat elke aanvrager zich aanmeldt voor een account voordat hij zijn inhoud indient.

4. Denk aan gebruiksgemak en andere beperkingen

Over FilmFreeway gesproken: Hoewel het een geweldige service is, stopt de inzending bij 10GB. Hoewel dat volledig bruikbaar is voor zowel korte als lange speelfilms via compressies en conversies (zoals het omzetten van een groot 2K-bestand in een 1080p mp4), moeten filmmakers visuele of audiokwaliteit opofferen om aan deze specificaties te voldoen. Beperkingen in bestandsgrootte kan ook oorzaak wat verwarring en zelfs aarzeling bij minder ervaren filmmakers.

Zoals eerder vermeld, kunnen veel oplossingen voor bestandsoverdracht ook lastig zijn om te implementeren en te gebruiken - sommige hebben een steile leercurve, andere vereisen IT-vaardigheden om op te zetten, en weer andere hebben eeuwige problemen met firewalls of lopen tegen andere technische mankementen aan. Dat is het laatste wat je nodig hebt als festivalmedewerkers tientallen (of zelfs honderden) inzendingen per dag moeten verwerken.

5. Houd uw bestandsoverdrachtservice cloud verbonden (en geautomatiseerd)

Met een oplossing voor bestandsoverdracht met automatische cloudintegraties kunt u urenlang handmatig werk besparen bij het downloaden, opnieuw uploaden, opnieuw downloaden en opnieuw uploaden van video's - om nog maar te zwijgen van de last-minute ritten naar locaties om inhoud af te leveren voor vertoning.

MASV-portalen is een cloudintegratietool die een revolutie teweeg kan brengen in de workflows van een filmfestival, door automatisch binnenkomende bestanden rechtstreeks naar cloud-opslag overbrengen:

• Het MASV Portal is uw indieningsmiddel
• Deelnemers kunnen hun video's uploaden via een openbare drag-and-drop interface, zonder dat ze een account nodig hebben 
• Als beheerder kunt u elk portaal configureren om deze video's automatisch te downloaden naar uw cloud-integratie van keuze
• U kunt Portals ook gebruiken om binnenkomende inhoud automatisch te categoriseren en op te slaan op genre, filmtype of andere criteria wanneer het binnenkomt

Met Portals kan iedereen in uw team - inclusief andere coördinatoren of screeningpersoneel op filmfestivallocaties - binnen enkele minuten na het uploaden toegang krijgen tot het volledig geüploade, gecategoriseerde bestand in de cloud.

MASV voor filmfestivals

MASV maakt een ongelimiteerd aantal portals, teamgenoten en hoeveelheden verzonden en ontvangen data mogelijk. Uw filmfestival beschikt hiermee over een volledig brandable, volledig flexibele content ingestion tool waarvoor geen jaarlijkse abonnementen nodig zijn.

"Het Oak Cliff Film Festival heeft veel baat gehad bij het gebruik van MASV voor het afhandelen van digitaal drukwerk. Het is een geweldige tool en makkelijk en snel voor onze filmmakers die DCP's en andere grote videobestanden versturen."

- Barak Epstein, festivaldirecteur en medeoprichter, Oak Cliff Film Festival

Filmmakers hoeven geen account aan te maken of in te loggen om hun werk in te dienen en het is eenvoudig om meerdere portals in te stellen om video's automatisch te sorteren op categorie en op te slaan in de cloud-opslag, waardoor het constant opnieuw uploaden en downloaden van content tot het verleden behoort. MASV biedt naadloze verbindingen met aanbieders van cloud-opslag, zoals Google Cloud opslag, Amazon S3, Microsoft Azure Opslagen Box cloud-opslagen SaaS-tools voor het beheer van digitale activa, zoals Frame.io en iconik.

Een wereldwijd netwerk van meer dan 150 servers zorgt ervoor dat elk pakket de snelste route aflegt, ongeacht waar het vandaan komt, zodat filmmakers in afgelegen gebieden of met moeilijke verbindingen zich gemakkelijker kunnen aanmelden voor uw festival.

Bovendien herstelt het automatisch van verbroken internetverbindingen, zodat uw filmmakers niet op hun bestandsoverdracht hoeven te passen tot deze is voltooid.

MASV's browser-gebaseerde interface is ontworpen voor eenvoud - iedereen die e-mail kan gebruiken kan MASV instellen en gebruiken zonder training of tutorials - en wordt ingezet bij zeer veilig, MPA-gecertificeerd cloud-infrastructuur van Amazon Web Services. Alle overdrachten zijn TLS-gecodeerd, zowel tijdens de vlucht als in rust.